Copilot es el asistente de inteligencia artificial de Microsoft, y en las versiones recientes aparece dentro de Word, Excel y otras aplicaciones de Microsoft 365. Puede ayudarte a redactar, resumir o analizar datos sin salir del programa. Esta guía te explica qué es, qué necesitas para usarlo y qué esperar en Word y Excel. Como las condiciones cambian con frecuencia, todo lo relacionado con planes, límites y disponibilidad conviene confirmarlo en el sitio oficial de Microsoft.
Qué es Copilot en las aplicaciones de Office
Copilot funciona como un asistente dentro de la aplicación: le escribes lo que necesitas en lenguaje común y genera una propuesta, que puedes aceptar, modificar o descartar. A diferencia de un asistente que usas en el navegador, puede trabajar directamente sobre el documento o la hoja que tienes abierta.
Existen distintas versiones de Copilot: una para cuentas personales con suscripción de Microsoft 365, y otras para organizaciones. Lo que puede hacer y cómo trata tus datos depende de cuál uses.
Qué necesitas para usarlo
Según la documentación de Microsoft, en términos generales:
- Una suscripción que lo incluya. Microsoft incorporó Copilot a algunos planes personales de Microsoft 365, con un límite de uso mensual, y ofrece planes con más uso. En las organizaciones, depende de la licencia que contrate la empresa.
- La versión actualizada de las aplicaciones de Microsoft 365.
- En Excel, el archivo guardado en OneDrive con el guardado automático activado.
- En planes familiares, las funciones de IA son para la persona titular de la suscripción y no se comparten con el resto del grupo.
Si en tu trabajo tienes Copilot por medio de la organización, el área de sistemas puede habilitarlo o restringirlo. Si usas una suscripción personal con archivos del trabajo, la organización también puede limitarlo. Revisa siempre la política de tu empresa.
Copilot en Word
Usos habituales:
- Primer borrador: describe el documento que necesitas y Copilot propone un texto inicial.
- Reescribir: selecciona un párrafo y pide que lo haga más breve, más formal o más claro.
- Resumir: pide los puntos principales de un documento largo.
- Preguntar sobre el documento: por ejemplo, qué plazos menciona o qué decisiones quedaron pendientes.
Cómo sacarle provecho:
- Da contexto: para quién es el texto, qué tono, qué extensión.
- Trabaja por partes: es más fácil revisar un párrafo que un documento entero.
- Revisa todo lo que propone. Puede agregar afirmaciones que no estaban en tu material o que no son correctas.
Copilot en Excel
Usos habituales:
- Explicar o sugerir fórmulas: describes lo que quieres calcular y propone una fórmula o una columna nueva.
- Resaltar información: por ejemplo, pedirle que destaque los valores más altos.
- Analizar: pedir un resumen de tendencias o un gráfico a partir de una tabla.
Recomendaciones específicas:
- Ordena los datos en una tabla con encabezados claros. Copilot trabaja mejor con datos bien estructurados.
- Comprueba las fórmulas que propone en algunos casos que puedas calcular a mano.
- No tomes decisiones sensibles solo con su análisis. Microsoft aconseja no usar Copilot en Excel para decisiones en áreas como finanzas, temas legales o de salud.
Qué tener en cuenta siempre
- Puede equivocarse. Microsoft lo advierte en su documentación: los modelos pueden cometer errores y conviene verificar los hechos antes de actuar.
- Lo que produce es un borrador. Si lo usas, es tu responsabilidad revisarlo.
- Cuida la información. Antes de usarlo con datos personales o confidenciales, revisa qué permite tu organización y cómo trata los datos la versión de Copilot que usas.
- No reemplaza saber usar el programa. Si no entiendes una fórmula, no podrás saber si está bien. Lo que aprendes de Word y Excel sigue siendo la base.
¿Y si no tengo Copilot?
Puedes aprender y trabajar perfectamente sin él. Si quieres probar la ayuda de IA, existen asistentes que se usan desde el navegador, con las mismas precauciones sobre los datos que compartes. Y todo lo que aprendas sobre cómo pedir bien y revisar te servirá cuando tengas acceso a Copilot.
Errores comunes
- Dar por hecho que Copilot está disponible en cualquier versión o plan.
- Pedir algo muy general (“mejora este documento”) y aceptar el resultado sin leerlo.
- Usarlo en Excel con datos desordenados y confiar en el análisis.
- Cargar información confidencial sin revisar la política del trabajo.
- Olvidar que el límite de uso de algunos planes se puede agotar en el mes.
Preguntas frecuentes
¿Copilot está en español?
Copilot entiende y responde en varios idiomas, incluido el español. La disponibilidad de algunas funciones puede variar según el idioma y la región; consulta la documentación oficial.
¿Copilot guarda lo que escribo?
Depende de la versión y del tipo de cuenta. Microsoft publica preguntas frecuentes de privacidad para cada versión de Copilot: léelas antes de usarlo con información sensible.
¿Conviene pagar un plan para tener Copilot?
Depende de cuánto lo usarías y de si tu trabajo ya te da acceso. Antes de decidir, prueba si te ahorra tiempo real en tus tareas y revisa las condiciones vigentes en el sitio de Microsoft.
Tu siguiente paso
Si tienes Copilot, elige un documento propio sin información sensible y pídele un resumen. Después compara el resumen con el documento y anota qué omitió o qué agregó. Si no lo tienes, practica escribir pedidos claros con cualquier asistente disponible: es la habilidad que más vas a usar.