Armar tu propio presupuesto en Excel es una de las mejores formas de practicar lo que aprendes, porque trabajas con datos que conoces y que te importan. Esta guía te lleva paso a paso, desde una hoja en blanco hasta un presupuesto mensual que compara lo que planeaste gastar con lo que realmente gastaste. Solo necesitas saber escribir datos y hacer una suma simple.
Antes de empezar: decide qué quieres saber
Un presupuesto puede responder muchas preguntas, y conviene elegir pocas al principio. Por ejemplo:
- ¿En qué se me va el dinero cada mes?
- ¿Cuánto me queda después de pagar los gastos fijos?
- ¿En qué categorías gasto más de lo que había planeado?
Esta guía arma un presupuesto mensual que responde las tres. Más adelante puedes agregarle lo que necesites.
Paso 1: crea la hoja de categorías
Abre un libro nuevo y cambia el nombre de la primera hoja a Categorías (doble clic sobre la pestaña de abajo). Escribe en la columna A las categorías de tus gastos, una por fila. Por ejemplo: Vivienda, Alimentación, Transporte, Servicios, Salud, Educación, Ocio y Otros.
En la columna B, al lado de cada categoría, escribe cuánto planeas gastar en un mes. No hace falta que sea exacto: es tu punto de partida y lo vas a ajustar con el tiempo.
Agrega también una fila para tus ingresos del mes, separada de los gastos.
Consejo: no crees demasiadas categorías. Con pocas es más fácil registrar cada gasto sin dudar dónde va.
Paso 2: crea la hoja de movimientos
Agrega una segunda hoja llamada Movimientos. Ahí vas a anotar cada gasto o ingreso. Escribe estos encabezados en la primera fila:
- Fecha
- Descripción (por ejemplo, “supermercado” o “pasaje”)
- Categoría
- Tipo (Ingreso o Gasto)
- Monto
Después selecciona una celda de los encabezados y ve a Insertar > Tabla. Al convertir el rango en una tabla de Excel, cada fila nueva toma el mismo formato y las fórmulas que dependen de la tabla la incluyen sola.
Escribe los montos siempre como números, sin texto al lado. Si escribes “200 aprox.”, Excel no va a poder sumarlo.
Paso 3: agrega una lista desplegable de categorías
Para no escribir mal una categoría (y que después no se sume), conviene elegirla de una lista:
- En la hoja Movimientos, selecciona la columna Categoría.
- Ve a Datos > Validación de datos.
- En “Permitir”, elige Lista.
- En “Origen”, selecciona el rango de categorías de la hoja Categorías.
Ahora, al hacer clic en una celda de esa columna, aparece una flecha con tus categorías. Haz lo mismo con la columna Tipo, usando como origen las palabras Ingreso y Gasto.
Paso 4: calcula cuánto gastaste por categoría
Vuelve a la hoja Categorías. En la columna C, con el encabezado Real, vas a sumar los gastos de cada categoría con la función SUMAR.SI. Si la primera categoría está en la celda A2, la fórmula queda así:
=SUMAR.SI(Movimientos!C:C; A2; Movimientos!E:E)
Se lee así: “en la columna Categoría de Movimientos, busca lo que dice A2 y suma los montos de esas filas”. Copia la fórmula hacia abajo para el resto de las categorías.
Si Excel marca un error, prueba a cambiar el punto y coma por coma: el separador depende de la configuración regional de tu computadora.
Paso 5: compara lo planeado con lo real
En la columna D, con el encabezado Diferencia, resta lo real de lo planeado:
=B2-C2
Si el resultado es positivo, gastaste menos de lo planeado en esa categoría. Si es negativo, te pasaste.
Debajo de las categorías, agrega tres totales con SUMA: total planeado, total real e ingresos del mes. Con una resta más ves cuánto te queda: ingresos menos total real.
Paso 6: resalta lo que se pasó del plan
El formato condicional cambia el color de una celda según su valor, y te permite ver los problemas de un vistazo:
- Selecciona las celdas de la columna Diferencia.
- Ve a Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Es menor que.
- Escribe 0 y elige un relleno rojo claro.
Ahora cada categoría en la que gastaste más de lo planeado aparece resaltada.
Paso 7: arma la rutina
El presupuesto solo funciona si lo mantienes al día. Algunas ideas para que no se abandone:
- Registra los gastos el mismo día o, como mucho, una vez por semana. Guarda los comprobantes o anota los gastos en el celular hasta que los pases.
- Al terminar el mes, revisa las diferencias y ajusta lo planeado para el mes siguiente.
- Para empezar un mes nuevo, copia el archivo y borra los movimientos, o agrega una columna Mes y filtra por ella.
¿Y si prefiero una plantilla?
Excel trae plantillas de presupuesto ya armadas. Las encuentras en Archivo > Nuevo, escribiendo “presupuesto” en el buscador de plantillas. Son una buena opción si quieres empezar rápido. Aun así, armar el tuyo una vez te enseña cómo funciona cada cálculo, y eso te permite adaptar cualquier plantilla después.
Errores comunes
- Categorías escritas de distintas formas (“Comida” y “comida “): SUMAR.SI no las reconoce como iguales. La lista desplegable del Paso 3 lo evita.
- Montos guardados como texto: no se suman. Si un número aparece alineado a la izquierda, revisa esa celda.
- Mezclar ingresos y gastos en la misma suma sin distinguirlos.
- Querer registrar todo con detalle desde el primer día y abandonar a la semana. Empieza simple.
- No respaldar el archivo: guarda una copia en otro lugar y protégelo, porque contiene información personal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer esto en Google Sheets?
Sí. La estructura es la misma y SUMAR.SI existe también allí. Algunos menús tienen otros nombres, así que búscalos en la ayuda de Google Sheets.
¿Cuántas categorías conviene tener?
Las suficientes para responder tus preguntas, y no más. Si dudas seguido sobre dónde va un gasto, probablemente tienes demasiadas.
¿Cómo veo cuánto gasté por mes durante el año?
Agrega una columna Mes en Movimientos y usa una tabla dinámica con Categoría en Filas, Mes en Columnas y Monto en Valores.
¿Esta guía me dice cuánto debería gastar?
No. La guía te enseña a armar la herramienta. Cuánto destinar a cada categoría depende de tu situación; si necesitas orientación financiera, consulta a un profesional.
Tu siguiente paso
Crea hoy las dos hojas, Categorías y Movimientos, y registra los gastos de esta semana. Cuando tengas algunos datos, agrega la fórmula SUMAR.SI del Paso 4 y comprueba que los totales coinciden con lo que esperabas.