La diferencia entre una respuesta útil y una inservible de un asistente de inteligencia artificial suele estar en cómo se pidió. Un pedido vago produce una respuesta genérica; un pedido claro, con contexto y con el formato que necesitas, ahorra varias idas y vueltas. Esta guía te enseña a escribir buenos pedidos, también llamados indicaciones o prompts, para tareas de oficina, con ejemplos que puedes adaptar.
Los cuatro elementos de un buen pedido
Microsoft, en su guía para escribir indicaciones a Copilot, propone pensar en cuatro elementos. Sirven para cualquier asistente:
- Objetivo: qué quieres que haga. Es lo único imprescindible.
- Contexto: por qué lo necesitas, para quién es y en qué situación.
- Fuente: el material sobre el que debe trabajar, como un texto que pegas o un archivo que adjuntas.
- Expectativas: cómo quieres la respuesta: formato, tono, extensión.
No hace falta usar los cuatro siempre. Puedes empezar con un objetivo claro y agregar los demás cuando la respuesta no sea la que esperabas.
Ejemplo: de un pedido vago a uno claro
Vago:
Escribe un correo para un cliente.
Claro:
Objetivo: escribe un correo para avisar a un cliente que la entrega de su pedido se retrasa tres días.
Contexto: es un cliente habitual; el retraso es por una demora del proveedor; queremos mantener una buena relación.
Expectativas: tono cordial y profesional, menos de 120 palabras, con una disculpa breve y una propuesta de llamada para coordinar.
La segunda versión le da al asistente lo que necesita para acertar a la primera.
Más ejemplos para la oficina
Resumir un documento
Resume este informe en cinco puntos para una persona que no conoce el proyecto. Al final, agrega una línea con la decisión que se pide. [pega el texto]
Mejorar un texto
Reescribe este párrafo para que sea más claro y breve, sin cambiar los datos. Mantén un tono formal. [pega el párrafo]
Pensar una fórmula de Excel
Tengo una tabla con fecha en la columna A, vendedor en la B y monto en la C. Quiero sumar los montos de un vendedor que escribo en la celda F2. Dame la fórmula para Excel en español y explícame qué hace cada parte.
Preparar una reunión
A partir de estas notas, arma un orden del día para una reunión de 30 minutos, con los temas en orden de prioridad y una pregunta clave para cada uno. [pega las notas]
Aprender algo nuevo
Explícame qué es una tabla dinámica como si nunca hubiera usado una, con un ejemplo de gastos del hogar. Después dame tres ejercicios para practicar.
Cómo mejorar la respuesta
Lo habitual es conversar con el asistente, no acertar a la primera. Si la respuesta no sirve, pide cambios concretos:
- “Más breve, en tres viñetas.”
- “Sin tecnicismos, para alguien que recién empieza.”
- “Agrega un ejemplo.”
- “Usa un tono más cercano.”
- “No inventes datos: si falta información, pregúntame.”
También puedes pedirle que te haga preguntas antes de responder: “Antes de escribir el informe, hazme las preguntas que necesites para hacerlo bien”.
Ten en cuenta que repetir exactamente el mismo pedido puede dar respuestas distintas. Si una versión te sirvió, guárdala.
Cómo dar contexto sin exponer datos
A veces el contexto que necesita el asistente incluye información que no deberías compartir. Puedes darle lo necesario sin revelar lo sensible:
- Reemplaza nombres de personas y empresas por roles: “el cliente”, “la jefa del área”, “el proveedor”.
- Cambia las cifras reales por números de ejemplo cuando solo necesitas la estructura de un cálculo.
- Describe la tabla en lugar de pegarla: “tengo una columna de fechas, una de vendedores y una de montos”.
- Quita datos de contacto, documentos de identidad y cualquier información personal antes de pegar un texto.
El asistente puede ayudarte igual con la redacción o la fórmula, y tú completas después los datos reales.
Lo que no cambia aunque pidas bien
- Revisa siempre. Un buen pedido mejora la respuesta, pero no garantiza que sea correcta. Comprueba datos, nombres, fechas y fórmulas.
- Cuida la información. No pegues datos personales de otras personas ni información confidencial sin saber qué hace el servicio con ella y qué permite tu organización.
- El resultado es un borrador. Si lo usas, es tu responsabilidad.
Una plantilla para copiar
Puedes guardar esta estructura y completarla cada vez:
Necesito que [objetivo].
Es para [quién / situación].
Usa esta información: [texto o archivo].
Quiero la respuesta [formato, tono, extensión].
Errores comunes
- Pedidos de una línea sin contexto.
- Pedir varias cosas distintas en un solo mensaje.
- No indicar el formato y recibir un texto largo cuando necesitabas una lista.
- Aceptar la primera respuesta sin pedir ajustes.
- Confiar en datos que el asistente no podía saber.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que escribir los pedidos en inglés?
No. Los asistentes actuales entienden y responden en español. Si necesitas una fórmula de Excel, aclara que tu Excel está en español.
¿Sirve lo mismo para cualquier asistente?
Sí. Los cuatro elementos funcionan en cualquier asistente de texto, esté integrado en un programa de oficina o se use desde el navegador.
¿Hay que ser muy formal con la IA?
No hace falta. Lo importante es ser claro y específico.
Tu siguiente paso
Toma un pedido que hayas hecho hace poco a un asistente y reescríbelo con la plantilla de esta guía. Compara las dos respuestas y anota qué elemento hizo la diferencia.