Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son la alternativa en línea a Word, Excel y PowerPoint. Se usan desde el navegador, guardan todo en la nube y están pensados para trabajar con otras personas al mismo tiempo. Esta guía te explica cómo empezar, en qué se diferencian de las herramientas de Microsoft y qué tener en cuenta si trabajas con ambas.
Qué necesitas para empezar
- Una cuenta de Google. Si tienes Gmail, ya la tienes.
- Un navegador actualizado. Las tres herramientas funcionan desde el navegador, sin instalar nada en la computadora. También hay aplicaciones para celulares y tabletas.
Para empezar, entra a Google Drive con tu cuenta y usa el botón Nuevo para crear un documento, una hoja de cálculo o una presentación. Los archivos que crees quedan guardados en tu Drive.
Las tres herramientas
- Documentos de Google: procesador de texto, equivalente a Word. Tiene estilos de título, índice, comentarios y un modo de sugerencias parecido al control de cambios.
- Hojas de cálculo de Google: equivalente a Excel. Comparte la mayoría de las funciones más usadas, como SUMA, SI, BUSCARV o SUMAR.SI, además de filtros, gráficos y tablas dinámicas.
- Presentaciones de Google: equivalente a PowerPoint. Sirve para armar diapositivas, agregar notas del orador y presentar.
La gran diferencia: el guardado y la colaboración
En las herramientas de Google no hay que guardar: cada cambio se guarda automáticamente en la nube. Y en lugar de enviar copias del archivo por correo, lo compartes:
- Abre el archivo y usa el botón Compartir.
- Agrega el correo de las personas o crea un enlace.
- Elige el permiso de cada una: lector, comentarista o editor.
Varias personas pueden editar a la vez y ver los cambios de las demás en tiempo real. Para recuperar una versión anterior, existe el historial de versiones, en el menú Archivo.
Antes de compartir con un enlace, revisa quién puede abrirlo: un enlace abierto a cualquier persona puede llegar más lejos de lo que pensabas.
Trabajar sin conexión
Por defecto necesitas internet, pero puedes activar el acceso sin conexión para seguir trabajando sin conexión. Según la ayuda de Google, funciona en los navegadores Chrome y Microsoft Edge, no en ventanas de incógnito, y requiere activar la opción en la configuración de Drive. Los cambios se sincronizan cuando vuelves a conectarte.
Si piensas trabajar sin internet, por ejemplo durante un viaje, actívalo antes y comprueba que tus archivos estén disponibles.
Compatibilidad con Word, Excel y PowerPoint
Es habitual recibir archivos de Microsoft Office. Algunas cosas a tener en cuenta:
- Puedes subir archivos de Word, Excel y PowerPoint a Drive y abrirlos con las herramientas de Google.
- Puedes descargar tus documentos de Google en formato de Office o en PDF desde el menú Archivo > Descargar.
- Los archivos simples se convierten bien. Los que tienen macros, formatos muy elaborados o funciones avanzadas pueden verse distintos o perder algo al convertirse. Revisa el resultado antes de enviarlo.
Si en tu trabajo todos usan Microsoft Office, conviene enviar los archivos en ese formato. Si colaboras con personas que usan Google, compartir el archivo de Google suele ser más práctico.
Qué se transfiere de lo que ya sabes
Si ya manejas Word, Excel o PowerPoint, la mayor parte de lo que sabes te sirve:
- Los estilos de título y el índice funcionan igual en Documentos.
- Las fórmulas se escriben de forma muy parecida en Hojas de cálculo, y muchas funciones tienen el mismo nombre.
- Los principios de una buena presentación son los mismos.
Lo que cambia son los nombres y la ubicación de algunos menús, y algunas funciones avanzadas que existen en un programa y no en el otro.
¿Google o Microsoft?
No hace falta elegir uno para siempre. Algunos criterios:
- Para colaborar en tiempo real con varias personas, las herramientas de Google son muy cómodas.
- Para trabajos con funciones avanzadas de Excel o archivos muy grandes, Excel de escritorio suele ser más completo.
- Para un empleo concreto, usa lo que use esa organización.
Muchas personas usan ambas según la tarea.
Errores comunes
- Compartir un archivo con un enlace abierto sin revisar quién puede verlo.
- Dar permiso de editor cuando alcanzaba con comentarista.
- Descargar copias y editarlas por separado, perdiendo la ventaja de un solo archivo compartido.
- No revisar el formato al convertir un archivo de Office.
- Confiar en el acceso sin conexión sin haberlo activado antes.
Preguntas frecuentes
¿Necesito pagar?
Para uso personal alcanza con una cuenta de Google. Las organizaciones suelen usar una versión con planes pagos y funciones de administración. Las condiciones y el espacio de almacenamiento pueden cambiar: consúltalos en el sitio de Google.
¿Los archivos de Google ocupan espacio en mi computadora?
No, se guardan en la nube, salvo los que marques para usar sin conexión.
¿Puedo usar Hojas de cálculo de Google para practicar Excel?
Sí, para lo básico e intermedio es una buena práctica, porque la lógica de las fórmulas es la misma. Algunas funciones y menús cambian.
Tu siguiente paso
Crea una hoja de cálculo de Google con una lista simple, como tus gastos de la semana, y compártela con otra persona con permiso de comentarista. Pídele que deje un comentario y respóndelo. En cinco minutos habrás probado lo que más distingue a estas herramientas: trabajar sobre el mismo archivo.