Funciones de Excel más usadas y en qué orden aprenderlas

Si ya sabes moverte por Excel, escribir datos y hacer una suma, es probable que la siguiente pregunta sea qué funciones aprender. Hay cientos, y la mayoría no las vas a necesitar nunca. Esta guía te propone un orden: empiezas por las que más se usan en el trabajo diario y avanzas hacia las que resuelven problemas más específicos. Cada etapa se apoya en la anterior, así que conviene no saltarse pasos.

Antes de empezar: dos detalles que evitan errores

El separador de los argumentos. Dentro de una función, los datos que le pasas (los argumentos) se separan con punto y coma o con coma. Cuál de los dos usa tu Excel depende de la configuración regional de tu computadora. En esta guía los ejemplos usan punto y coma; si a ti Excel te marca error, prueba con coma.

Los nombres en español. Si tu Excel está en español, las funciones tienen nombres en español: SUMA en lugar de SUM, SI en lugar de IF. Cuando busques ayuda en internet, fíjate en qué idioma están escritos los ejemplos, porque una fórmula copiada en inglés no va a funcionar en un Excel en español.

Etapa 1: las funciones de resumen

Son las primeras que conviene dominar porque aparecen en casi cualquier planilla:

SUMA suma un rango de celdas. Ejemplo: =SUMA(B2:B20) suma todos los valores de B2 a B20.
PROMEDIO calcula el promedio de un rango: =PROMEDIO(B2:B20).
MAX y MIN devuelven el valor más alto y el más bajo de un rango.
CONTAR cuenta cuántas celdas de un rango tienen números.
CONTARA cuenta cuántas celdas no están vacías, sin importar si tienen números o texto.

La diferencia entre CONTAR y CONTARA confunde mucho al principio. Pruébalas sobre una columna que mezcle números, texto y celdas vacías, y compara los resultados.

Etapa 2: referencias relativas y absolutas

No es una función, pero sin esto las funciones que siguen te van a dar resultados raros. Cuando copias una fórmula hacia abajo, Excel ajusta las referencias: si en C2 escribes =A2*B2 y la copias a C3, se convierte en =A3*B3. Eso es una referencia relativa.

A veces necesitas que una celda quede fija, por ejemplo una tasa o un valor de referencia que está en una sola celda. Para eso se usa el signo de dólar: $E$1 no cambia al copiar la fórmula. En Excel para Windows, la tecla F4 alterna entre los distintos tipos de referencia mientras editas la fórmula.

Practica copiando fórmulas en las dos versiones hasta que puedas anticipar qué va a pasar antes de copiarlas.

Etapa 3: decisiones con SI

SI permite que una celda muestre un resultado u otro según una condición. Su estructura es: =SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso).

Ejemplo: =SI(B2>=60; "Aprobado"; "Pendiente") muestra “Aprobado” si el valor de B2 es 60 o más, y “Pendiente” si no.

Cuando la condición tiene varias partes, se combina con Y (todas deben cumplirse) u O (basta con que se cumpla una). Ejemplo: =SI(Y(B2>=60; C2="Sí"); "Completo"; "Revisar").

En esta etapa también conviene conocer SI.ERROR, que muestra un valor alternativo cuando una fórmula da error. Ejemplo: =SI.ERROR(A2/B2; 0) devuelve 0 en lugar de un error si B2 está vacía. Úsala con cuidado: ocultar errores también puede ocultar problemas reales en tus datos.

Etapa 4: sumar y contar con condiciones

Aquí Excel empieza a ahorrarte mucho trabajo:

CONTAR.SI cuenta cuántas celdas cumplen una condición. Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C100; "Pagado").
SUMAR.SI suma solo los valores que cumplen una condición. Ejemplo: =SUMAR.SI(C2:C100; "Pagado"; B2:B100) suma los montos de la columna B cuya fila dice “Pagado” en la columna C.
SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO hacen lo mismo con varias condiciones a la vez.

Un detalle que causa errores: en SUMAR.SI el rango que se suma va al final, pero en SUMAR.SI.CONJUNTO va primero. Revisa siempre el orden de los argumentos en la ayuda que aparece mientras escribes la fórmula.

Etapa 5: buscar datos en otra tabla

Buscar un dato en otra tabla, por ejemplo el precio de un producto a partir de su código, es una tarea muy frecuente cuando trabajas con varias listas.

BUSCARV busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el dato de otra columna de la misma fila. Ejemplo: =BUSCARV(A2; Productos!A:C; 3; FALSO) busca el código de A2 en la hoja Productos y devuelve lo que está en la tercera columna. El FALSO del final pide una coincidencia exacta; si lo omites, Excel puede devolver un resultado aproximado que no es el que buscas.
BUSCARX es una versión más flexible: puede buscar en cualquier columna y devolver datos de columnas a la izquierda o a la derecha. Si no encuentra el valor, devuelve #N/A, a menos que le indiques qué mostrar con su cuarto argumento. Según Microsoft, está disponible en Excel para Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024, pero no en Excel 2016 ni en Excel 2019.
INDICE combinada con COINCIDIR es la alternativa clásica a BUSCARX en versiones que no la tienen. Es más difícil de leer al principio, pero funciona en casi cualquier versión.

Si vas a compartir archivos con otras personas, averigua qué versión de Excel usan antes de llenar tus planillas de BUSCARX: en una versión que no la tiene, la fórmula no va a funcionar.

Etapa 6: texto y fechas

Estas funciones sirven para limpiar y ordenar datos que llegan desordenados:

IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE toman una parte de un texto, por ejemplo los primeros caracteres de un código.
ESPACIOS quita los espacios sobrantes, un problema muy común en datos copiados de otros sistemas y una causa frecuente de que una búsqueda no encuentre un valor que sí está.
CONCAT une textos de varias celdas. Está disponible desde Excel 2019; en versiones anteriores existe CONCATENAR. También puedes unir textos con el signo &, por ejemplo =A2&" "&B2.
HOY devuelve la fecha actual y se actualiza sola cada día.
TEXTO convierte un número o una fecha en texto con el formato que elijas.

Etapa 7 (opcional): funciones de matriz dinámica

Si usas Excel para Microsoft 365 o Excel 2021 o posterior, tienes funciones que devuelven varios resultados a la vez y los “derraman” en las celdas de al lado:

FILTRAR muestra solo las filas que cumplen una condición.
ORDENAR devuelve un rango ordenado sin tocar los datos originales.
UNICOS devuelve la lista de valores sin repetidos.

Son muy útiles, pero déjalas para el final: si las versiones de Excel de tu trabajo son anteriores, no vas a poder usarlas allí.

Cómo practicar cada etapa

Usa una tabla propia: tus gastos del mes, una lista de tareas o un inventario simple. Con datos que conoces es más fácil darte cuenta de si un resultado está mal.
Para cada función nueva, escribe primero qué resultado esperas y después compáralo con lo que devuelve Excel.
Cambia un dato de la tabla y comprueba que el resultado se actualiza como esperabas.
No pases a la siguiente etapa hasta poder escribir las funciones de la anterior sin mirar un ejemplo.

Errores comunes

Copiar fórmulas en inglés o con el separador equivocado.
Olvidar fijar una celda con $ y obtener resultados que cambian al copiar la fórmula.
Usar BUSCARV sin el FALSO final y no notar que el resultado es aproximado.
Buscar valores con espacios sobrantes o con números guardados como texto: parecen iguales, pero Excel no los considera iguales.
Tapar todos los errores con SI.ERROR sin revisar por qué aparecen.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que aprender todas estas funciones?
No. Con las etapas 1 a 4 ya puedes resolver muchas tareas habituales: resumir datos, tomar decisiones simples y sumar o contar con condiciones. Las demás conviene aprenderlas cuando aparezca un problema que las necesite.

¿Qué hago si mi Excel no tiene BUSCARX?
Usa BUSCARV para búsquedas simples o INDICE con COINCIDIR para casos más flexibles. Puedes ver tu versión en Archivo, en la sección Cuenta.

¿Sirve lo mismo para Google Sheets?
La lógica es la misma y muchas funciones tienen nombres parecidos, pero no todas existen o funcionan igual. Si trabajas en Google Sheets, comprueba cada función en su ayuda.

¿Conviene memorizar la sintaxis?
No hace falta. Mientras escribes una función, Excel muestra qué argumentos lleva. Lo importante es saber qué función usar para cada problema.

Tu siguiente paso

Abre una planilla con datos propios y aplica las funciones de la Etapa 1 en una columna nueva. Cuando las uses sin dudar, pasa a la Etapa 2 y copia esas mismas fórmulas fijando una celda con $. Avanza una etapa a la vez.