Las videollamadas son parte del trabajo diario en muchas oficinas, y también de entrevistas, clases y reuniones con clientes. Una conexión inestable, un micrófono con eco o no encontrar el botón para compartir la pantalla pueden hacer que una buena reunión se vuelva incómoda. Esta guía te ayuda a prepararte y a participar con soltura, uses Microsoft Teams, Google Meet, Zoom u otra plataforma.
Antes de la reunión
Prueba el equipo con tiempo
Unos minutos antes de una reunión importante, revisa:
- Micrófono y altavoces o auriculares. Los auriculares con micrófono evitan el eco y mejoran mucho cómo te escuchan.
- Cámara. Que esté a la altura de tus ojos, o un poco más arriba, y limpia.
- Conexión. Si es inestable, acércate al router o usa una conexión por cable si puedes. Cierra descargas y aplicaciones que consuman internet.
- La aplicación. Si la reunión es en una plataforma que no usas seguido, ábrela antes: a veces hay que instalar una actualización o dar permisos al micrófono y la cámara.
La mayoría de las plataformas muestran una pantalla de vista previa antes de entrar, donde puedes ver tu imagen y elegir qué micrófono y cámara usar. Aprovéchala.
Cuida el lugar
- Luz de frente, no detrás de ti: una ventana a tus espaldas te deja a oscuras.
- Fondo ordenado o desenfocado. Muchas plataformas permiten desenfocar el fondo o reemplazarlo por una imagen. En Microsoft Teams, por ejemplo, se configura en la pantalla previa a la reunión, en la opción de efectos, o durante la reunión desde el menú de más acciones.
- Poco ruido. Avisa a quienes estén cerca y silencia las notificaciones del teléfono y de la computadora.
Ten a mano lo que vas a necesitar
Si vas a mostrar un documento o una presentación, déjalo abierto antes de empezar, y cierra las ventanas con información que no corresponde mostrar.
Durante la reunión
Micrófono: silenciado cuando no hablas
En reuniones con varias personas, mantén el micrófono silenciado mientras escuchas y actívalo para hablar. Reduce ruidos y ecos. Cuando hables, revisa que de verdad esté activado: es el error más común de las videollamadas.
Cámara: según el contexto
En entrevistas y reuniones con pocas personas, lo habitual es tener la cámara encendida. En reuniones grandes, sigue lo que hace el resto o lo que pida quien organiza. Si tu conexión falla, apagar la cámara mejora el audio.
Pedir la palabra
Para no interrumpir, usa la opción de levantar la mano que tienen las plataformas, o escribe en el chat que quieres intervenir. En Microsoft Teams, por ejemplo, hay un botón para levantar la mano en los controles de la reunión.
Compartir la pantalla
Cuando compartas:
- Comparte solo la ventana del documento o la presentación, no la pantalla completa, si la plataforma lo permite. Así evitas mostrar notificaciones o pestañas.
- Agranda el texto para que se lea bien.
- Al terminar, deja de compartir.
El chat
El chat de la reunión sirve para compartir enlaces, hacer preguntas sin interrumpir o avisar si tienes un problema de audio. Recuerda que suele quedar guardado y que lo pueden ver todas las personas de la reunión.
Si organizas la reunión
- Envía la invitación con el enlace, el horario y el objetivo de la reunión.
- Si hay documentos para leer antes, compártelos con tiempo.
- Empieza puntual y cierra con un resumen de lo decidido y de quién hace qué.
- Si vas a grabar, avisa antes y sigue las reglas de tu organización.
Si es una entrevista
- Conéctate unos minutos antes y ten a mano tu currículum y las preguntas que quieres hacer.
- Mira a la cámara cuando hablas, no solo a la pantalla: da la sensación de contacto visual.
- Ten un plan alternativo, como el número de teléfono de la persona, por si falla la conexión.
Problemas frecuentes y qué hacer
- No te escuchan: revisa que el micrófono no esté silenciado en la aplicación ni en el equipo, y que esté elegido el micrófono correcto en la configuración de audio.
- Se escucha eco: usa auriculares o baja el volumen de los altavoces.
- La imagen se congela: apaga la cámara un momento o cierra otras aplicaciones que usen internet.
- No puedes compartir la pantalla: en algunas computadoras hay que dar permiso a la aplicación en la configuración de privacidad del sistema.
- Se corta la conexión: vuelve a entrar con el mismo enlace y avisa por el chat.
Errores comunes
- Entrar sin probar el audio a una reunión importante.
- Hablar con el micrófono silenciado o dejarlo abierto con ruido de fondo.
- Compartir la pantalla completa con notificaciones o información privada a la vista.
- Grabar sin avisar.
- Hacer otras tareas durante la reunión y perder el hilo.
Preguntas frecuentes
¿Qué plataforma conviene aprender?
La que use tu trabajo o tus clases. Las funciones principales, como silenciar, cámara, compartir pantalla, chat y levantar la mano, existen en casi todas y se encuentran en lugares parecidos.
¿Puedo unirme desde el celular?
Sí, la mayoría de las plataformas tienen aplicaciones para celulares. Para compartir pantalla o trabajar con documentos, la computadora suele ser más cómoda.
¿Necesito una cuenta para unirme?
Depende de la plataforma y de la configuración de la reunión. A veces se puede entrar como invitado desde el navegador; otras veces se pide iniciar sesión.
Tu siguiente paso
Antes de tu próxima videollamada, entra cinco minutos antes, revisa en la vista previa tu imagen, el micrófono y la luz, y deja abierto solo lo que vas a mostrar. Después de la reunión, anota qué podrías mejorar para la siguiente.